中小企业内控信息化建设要点

李淑湘

中小企业是我国国民经济的重要组成部分，具有机制灵活、对市场变化适应能力强的优点，但管理方式相对传统，抵御风险的能力差。随着我国经济的腾飞，越来越多的中小企业抓住时代机遇，加大升级转型力度，在勇于突破自身发展瓶颈的同时，也为企业内部控制增加了新的风险点。因此，中小企业依托标准数据、互联互通的现代化技术，以提升企业经济效益和行业竞争力为目标，开展内部控制信息化建设迫在眉睫。同时，中小企业内部控制信息化建设不可照搬大型企业，应从实际出发精准定位，发挥自身行业优势，按照统一规划，分期建设的原则，逐个击破现实困难，逐步实现内部控制信息化。

优化组织架构，组建人才队伍

优化内控组织架构是开展信息化建设的首要条件，企业内控组织架构按照决策、执行和监督相分离的原则，可分为决策机构、执行机构和监督机构。对于中小企业而言，若设置专职的内控机构成本过高，可尝试以领导小组、工作小组的形式开展相关工作。一方面，人员选择范围更为广泛，有助于組建成一支综合素质更强、配合度更高的内控建设人才队伍;另一方面，企业内部各部门的协调合作有助于突破固有思维，建立业务、财务、内控人员协同的新工作模式，实现人才队伍的联动推进、良性促进。

重塑业务流程，明确责任主体

重塑业务流程是实现内控信息化建设的重要环节，在各项业务流程中分级授予权力、层层落实责任，从而实现经济活动决策、控制、分析和监督的科学化、规范化。以采购业务流程为例，职能部门提出采购需求交采购小组，再由采购小组根据权限指派具体工作人员采购，财务部门及行政部门分别进行费用审批及合同审批，最终由采购小组组织验收后交需求部门使用。重新梳理采购业务流程的管理权限与职权范围，在保证内部控制互相制衡的同时又提高了工作效率。同理，中小企业内部资产管理、合同管理等也可按照内控的要求，遵照不相容岗位分离的原则，重新梳理流程，确定各业务关键控制节点，为内部控制信息化工作奠定基础。

合理利用资源，避免重复建设

中小企业内部控制信息化的预算有限，应最大程度整合现有资源，建设集中化、标准化、高效率的内控信息化平台，避免重复建设。在目前的应用中，许多中小企业更多的是将信息系统作为事后记录与核算的工具，既无事前的风险控制也无事后的监督分析，更重要的是各类信息化系统形成一个个信息孤岛，无法串联在一起，造成数据浪费。因此，中小企业在内部控制信息化建设工作中应重点梳理已有信息资源，本着节约成本的原则，最大程度打通现有信息化产品接口，实现信息的自动有效流转。尤其是资金不足的中小企业，他们的信息化建设工作不可能一蹴而就，在分期建设的进程中更要预留将来升级连通的接口，为下一步建设做好准备，避免资源浪费与重复建设。

重点实现模块间的协调联动，

打造“1+N” 综合信息平台

中小企业在内部控制信息化建设过程中主要是实现业务与财务相关模块的“破壁”联动，各企业可以采用“1 个财务基础平台+N个经济业务模块”的综合信息平台模式，即以财务一体化平台为依托，搭载采购管理、合同管理、资产管理等经济业务版块，完成 “1个管控平台+1个数据中心+1套管理规程”的建设。通过综合信息管理平台的搭建，逐步形成“经济活动管理控制节点突出、归口管理规范、业务流程清晰”的内部控制信息化管理机制。在建设执行阶段，中小企业通过打造“1+N” 综合信息平台将企业内部各业务的流程节点、各岗位的职责配置、各环节的控制措施等整合固化到内控信息系统中，减少人为因素影响，以财务约束业务行为，以业务驱动财务管理，逐步打破业务与财务分散隔离的状态。

加强统计分析模块建设，

挖掘数据背后真正意义

中小企业管理者以往是通过查看报表等传统手段才能事后了解各业务部门的运转情况，此类信息流转方式局限于数字本身、效率偏低且滞后。中小企业应以内部控制信息化建设为契机，以现代信息技术手段抓取各业务流程数据，实现业务信息横向贯通及上下级部门数据自动统计汇总，使企业内部数据统计工作更加规范化、科学化，为管理层决策提供更有力的数据支撑。另外，应注重“统计分析”模块的信息化建设工作，挖掘数据背后的意义，让数据真正“活”起来，加强企业财务分析与预测，通过信息化的手段将财务与业务数据自动匹配，为各级管理人员提供标准化、多样化的分析数据。例如：可搭载“预算绩效评价”“内控监督与评价”等财务管理衍生模块，推进财务工作重心从传统会计核算向管理监督转变，真正建立以信息化为手段，以“业”“财”互为支撑、高效联动的内部控制管理机制。

建立评价反馈机制，

及时自我更新与调整

中小企业内部控制信息化建设工作由于其自身的特殊性与复杂性不可能一蹴而就，其在实际建设过程以及后期的运营中存在不确定性。因此各中小企业在内控信息化建设进程中应基于自身行业特性与实际规模，遵循内控工作四项原则，建立评价反馈机制，定期对信息化系统下内部控制合理性和有效性进行评价，并根据反馈结果及时调整，保障中小企业内部控制信息化工作平稳推进。

中小企业所处行业、地区分布广泛，经营规模不一，面临的市场竞争环境各有差异，实现内部控制信息化的迫切程度也不尽相同。因此，各中小企业未来应基于行业特性与自身规模，合理利用有限预算资金，依托“大数据”“人工智能”等各类先进的现代化信息技术手段，统一规划，分阶段建设，优先选择对最需要的业务领域实现信息化，并不断根据管理环境优化建设方案，抵御风险，最终实现企业经济效益与竞争力的提升。

（作者单位：南京市金陵图书馆）

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